Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году
С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. ЭТК будут реализованы как документы, оформленные в цифровом формате, то есть они не будут иметь конкретного физического носителя (флешки, CD-карты и пр.). Информацию в них можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или через сервис Госуслуг.
Данные из ЭТК можно заказать через работодателя в виде выписки на бумаге. Кроме того, информацию в письменном виде будет предоставлять как сам ПФР, так и многофункциональный центр. Данную услугу можно будет получить без учета места регистрации или работы физического лица.
ЭТК будет содержать сведения, аналогичные, как и при ведении документа в бумажном виде.
Для перехода на ЭТК работодателю в течение 2020 г. необходимо сделать следующее:
принять или изменить локальную документацию компании с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
подготовить и обсудить с представителями сотрудников изменения в трудовые соглашения и коллективные договоры;
обеспечить техническую готовность предоставлять информацию о периодах трудовой деятельности сотрудников согласно законодательству РФ;
до 30 июня 2020 г. уведомить в письменном виде каждого сотрудника об изменениях, касающихся электронных трудовых книжек, и предоставлении им права написать заявление на выбор формата ведения документа (в электронном или бумажном виде).
После перехода на электронные трудовые книжки работодатели должны будут ежемесячно подавать сведения о том, какое кадровое мероприятие было осуществлено (прием, увольнение, перевод). Компании должны будут делать это не позже 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором осуществлено данное мероприятие. Именно на основе этой информации будут формироваться ЭТК.
Нужно обратить внимание на следующие важные моменты при работе с ЭТК:
человек сам выбирает, с каким форматом трудовой книжки он хочет работать (электронным или бумажным). Об этом он должен написать заявление своему работодателю не позже 31.12.2020 г.;
если человек трудоустраивается в первый раз после 01.01.2021 г., трудовая книжка будет заполняться только в электронной форме;
работодатель будет отчитываться в ПФР о кадровых перемещениях сотрудников: с 01.01.2020 г. - каждый месяц не позже 15-го числа следующего месяца, а с 01.01.2021 г. - не позже следующего рабочего дня после дня приема или увольнения;
сведения ЭТК являются персональными данными, а потому не подлежат разглашению третьим лицам;
передавать сведения для формирования ЭТК работодатели должны в обычном порядке как и по другим отчетам в ПФР;
сотрудник может запросить сведения из ЭТК как в электронном виде, так и на бумажном носителе у работодателя, в ПФР или через МФЦ;
информация в бумажной и электронной трудовых книжках полностью идентична;
при трудоустройстве работник сможет предоставлять работодателю данные о периодах профдеятельности как в бумажном, так и в электронном формате. Эту информацию компания будет вносить в свой кадровый учет;
при увольнении сотрудник будет получать информацию о периодах профдеятельности либо в бумажном, либо в электронном виде;
отражение данных о награждениях в ЭТК не планируется.
Работодатели должны подготовиться к внедрению ЭТК и в первую очередь обеспечить техническую возможность передачи сведений. Для этого используется программа 1С Зарплата и управление персоналом, в которой можно формировать актуальные кадровые сведения во избежание ошибок или неточностей, ведущих к разбирательствам с Пенсионным фондом.
За помощью при переходе на электронные трудовые книжки вы можете обращаться в ООО "Лекави":
Тел. +7(8617) 690-398
Адрес: г. Новороссийск, проспект Ленина 3, офис 23
e-mail info@lekavi.ru
instagram: lekavi_novorossiysk_fran
График работы пон-пят с 9:00 до 17:00